La Cobranza Internacional: Negociar

Negociar es un componente esencial de la cobranza internacional. Muchas veces es necesario que negocies durante la cobranza internacional para que se recupere (parte de) una deuda. En este artículo hablaremos de siete elementos de negociación durante la cobranza internacional, los cuales nosotros consideramos esenciales para lograr una solución satisfactoria para tu cliente, el acreedor.

Entender las circunstancias de la deuda internacional

recuperacion de deudas internacionalAntes de empezar a negociar, asegurarte de que entiendas las circunstancias de la deuda. ¿Por qué no está pagando el deudor? ¿Se disputa o se reconoce la reclamación del acreedor? ¿Tiene el deudor dificultades financieras y son esas dificultades temporales o estructurales? ¿Están aquellas dificultades relacionadas con el negocio del deudor o el sector económico en que se mueve el deudor, o existen las dificultades por la situación económica, social, política o monetaria del país en que se ubica el deudor (ejemplos son Brasil con una economía en recesión, o varios países latinoamericanos como Colombia, México y otra vez Brasil, con devaluaciones fuertes de las monedas nacionales)? ¿O será que el deudor no pueda pagar por que es sujeto a restricciones de cambio de moneda (como empresas e individuos en Argentina o Venezuela)? Cuales alternativas tendrás si no aceptas negociar con el deudor sobre la deuda (insistir en que el deudor pague toda la deuda inmediatamente, un procedimiento judicial para forzar el pago, o aceptar la perdida y anular la relación comercial)

Establecer los objetivos: ¿qué quieres lograr con negociaciones?

Cuando entiendes las circunstancias de la deuda, define tus objetivos durante el proceso de recuperación de la deuda. ¿Un plan de pagos o un acuerdo a finiquitar, o una combinación de ambos? ¿Renunciar a (parte de) la deuda en cambio por devolución de productos? ¿Cuáles montos o porcentajes de la deuda serán aceptables y cuál es el importe mínimo para que un acuerdo o pagos parciales sean aceptables?

Sé realista respecto a las posibilidades de recuperación de la deuda

Cuando estableces tus objetivos para la cobranza internacional y tus negociaciones con el deudor, sé realista respecto a lo que se podrá lograr. Lo que sea realista se definirá en base del entendimiento de las circunstancias de la deuda, que tan flexible se muestra el acreedor, tus capacidades de negociar y el éxito en convencer tanto al deudor como al acreedor. Las oportunidades de éxito en negociaciones en la cobranza internacional incrementan bastante si eres capaz de encontrar el equilibrio adecuado entre lo que te permiten las circunstancias de la deuda y a donde el acreedor está dispuesto a llegar para recuperar (parte de) la deuda internacional.

Muestra empatía para el deudor

Durante las negociaciones con el fin de recuperar una deuda internacional, es importante que muestres empatía para el deudor. Tendrás que entender la posición del deudor y es necesario que tomes en serio preocupaciones, dificultades, problemas y propuestas. Hazle entender al deudor que estás negociando con el fin de encontrar una solución para la deuda internacional de satisfacción mutua. Tendrás que hacerlo sin jamás abandonar tu posición como representante del acreedor, teniendo en mente siempre lo que podrá ser el mejor resultado para el acreedor.

Sé directo en la comunicación con el acreedor

cobranza internacional negociacionIgual de importante como mostrar empatía para el deudor, es ser directo en tu comunicación con el acreedor. No se te olvide nunca: representas al acreedor y tu objetivo final es lograr lo mejor posible por el acreedor en tus negociaciones durante la cobranza internacional. De tus negociaciones, caso por caso, aprenderás que será lo mejor posible que puedas lograr en el proceso de recuperación de una deuda internacional. Comunica constantemente con el acreedor, explícale en detalle los pasos que estás siguiendo. Qué, según tú, será posible lograr bajo las circunstancias y por qué. Además, infórmale al acreedor sobre las metas que te pones durante las negociaciones con el deudor sobre la deuda internacional.

Enfócate siempre en encontrar el acuerdo durante negociaciones

Tomando en cuenta lo que hemos explicado hasta aquí, entenderás que durante las negociaciones sobre la deuda internacional tendrás que estar siempre enfocado en encontrar un acuerdo. Podrás tomar por hecho de que casi nunca obtendrás un cien por ciento de lo estás reclamando por parte del acreedor. Al mismo tiempo, trata siempre de lograr lo más posible. Tal vez “lo más posible” sea un acuerdo con pago del ochenta por ciento. A veces será cincuenta por ciento, o incluso podría ser veinticinco por ciento de la deuda. La solución podría ser un plan de pagos de seis mensualidades, o doce mensualidades, o pagos que tardan cinco años. La definición de un acuerdo satisfactorio durante la cobranza internacional es, como ya habíamos establecido anteriormente, determinado por las circunstancias de la deuda y la flexibilidad del acreedor.

Cierra un contrato claro sobre la deuda internacional

cobrar deuda internacionalCuando has llegado a un acuerdo sobre la deuda, o cuando te has puesto de acuerdo con el acreedor y el deudor sobre un plan de pagos, pon el acuerdo por escrito en forma de un contrato y estipula en él claramente las condiciones, cuales son las obligaciones por parte del deudor, que podrá esperar el deudor del acreedor y de ti si el deudor respeta el acuerdo y también si no respeta el acuerdo. Es importante dar y recibir. Eso significa que, en caso que el deudor cumpla con el acuerdo o con el plan de pagos, el deudor recibirá una confirmación oficial de finiquito de la deuda y quizás se abra de nuevo la puerta para negocios entre acreedor y deudor. Por otro lado, en el caso que el deudor no respete el acuerdo o el plan de pagos, podrá significar que el acreedor reclame de nuevo el importe total de la deuda y con pago inmediato, que se empiecen medidas judiciales en contra del deudor y que se anule por completo la relación comercial entre acreedor y deudor.

En este artículo hemos hablado de siete elementos de negociación durante el proceso de cobranza internacional, los cuales nosotros pensamos son esenciales: entender las circunstancias de la deuda internacional, establecer los objetivos que quieres lograr durante negociaciones, ser realista respecto a las posibilidades de recuperar la deuda, mostrar empatía para el deudor, ser directo en la comunicación con el acreedor, estar enfocado en encontrar un acuerdo durante negociaciones y cerrar un acuerdo claro sobre la deuda internacional.

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South America Debt Recovery: Solutions

In a previous post we discussed common issues one runs into while attempting to collect a debt in South America. Common issues include financial issues and insolvency, disputes and misunderstanding, incompatible paperwork, currency exchange controls, lack of leverage, communication, unprofessional behavior, and unfamiliarity.

In this post we will discuss some of the solutions to these issues.

Proper timing for accounts receivable management and debt collection

debt recovery south americaOne of the solutions for the issues mentioned for debt recovery in South America is proper timing for account receivables management and debt collection. Often, businesses decide to take action when it is too late: months pass by before follow up letters or emails are sent, or telephone calls are done to the client, and before the account is considered in default. It can even take years before a debt collection agency is engaged. In those years, debtor may have started to feel it can get away with not paying, or debtor may even be bankrupt or not exist anymore, which means in practice a certain write off of the outstanding debt. The golden rule of thumb in debt collection is that the longer you wait, the less likely it becomes you will collect your debt. For debt recovery in South America, the rules are no different. By sticking to proper timing in the entire accounts receivable management and collections process, you will increase the likelihood of recovering international debts in South America.

Engagement of a local debt collector in the debt recovery process

We discussed the engagement of local representatives before; even in the age of technology and where distances seemingly do not play a major role anymore, in order to successfully collect a debt in South America, it remains vital to engage a debt collection agency that has local presence, either through its own branches, or affiliates, partners or professional networks. Reasons are the leverage you may have towards debtor to take legal steps locally if necessary, but also the knowledge of your local debt collector of local business culture, habits and procedures. And in South America, where businesses are often aware of the apparent inaccessibility of local legal systems for foreign creditors, it is important that your debtor realizes that you work with local debt collection experts.

Synchronization of paperwork in line with local standards

debt recovery south america contractTo make sure that your paperwork (contract, order forms, order confirmations, invoicing) is in line with local standards in South America, not only means that you build up a legally proper file in the case of legal proceedings locally in South America. Most of all, it shows towards your client and possibly future debtor that you understanding the local habits and procedures. You will comply with what your client’s administration and due diligence requires, and it will give you the leverage of being taken seriously by your counterpart in South America.

Commercial involvement in debt recovery in South America

I realize this depends on the size of your business and your market volume in South America. However, as a matter of principle, if your business is located in North America, Europe or Asia, physically and culturally perhaps far away from your clients in South America, you should always consider having a local commercial representative. And in order to create a successful South American market for your business, your commercial representatives should be involved beyond looking for leads, prospects and clients. They should also assist in setting up proper collections procedures and paperwork in line with local requirements. Commercial representation and credit management for your business in South America should go hand in hand.

Debt recovery in South America

Solutions for debt recovery issues in South America may include: proper timing for accounts receivable management and collections, engagement of a local debt collector in the debt recovery process, synchronization of paperwork in line with local standards, and commercial involvement in debt recovery in South America.

If you are interested in learning more or discussing issues that rise when attempting to collect an international debt in South America, or in general you would like to know more about debt collection in Latin America & the Caribbean, please connect with Cobroamericas on Linked-In or follow us on Twitter.

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International Debt Recovery: Mediation

When negotiations about an international debt have not lead to an agreement, the parties may end up in a situation where either the international debt remains unsettled (and practically, the debt will become a write off for the claimant), or the claimant will have to start legal proceedings and go to court over the claim.

Debt unsettled or legal proceedings? Think twice

mediation and debt recoveryThese alternatives are rather unattractive: the creditor will not like to remain with an unpaid or unsettled debt, and eventually, a write off, and the debtor might not like this situation either as it stands in the way of recovering the commercial relationship with creditor and it may harm debtor’s reputation in the business. And none of the parties will look forward to legal proceedings given the costs and time involved.

Mediation as alternative in international debt recovery

A serious alternative is mediation: provided that both parties agree, creditor and debtor appoint an independent mediator who will assess the situation regarding the international debt and work towards a mutually acceptable settlement agreement. Recommendable is to appoint a mediator with broad experience in and knowledge of international debt recovery.

The mediation process: sessions with creditor and debtor

mediation debt recoveryDuring the mediation process, the mediator will have joint sessions with creditor and debtor, and / or separate sessions with each of them, to understand the situation regarding the international debt or the dispute from each side’s point of view, and to learn about what each of the parties propose as solutions for the situation or the dispute. The sessions can with today’s technology, and depending on the size of the international debt, be organized in person or by teleconference.

Working towards a settlement for the international debt

mediation debt collectionThe next stage is what is defined in mediation literature as “caucuses”: the mediator will start separate sessions and discussions with each of creditor and debtor to learn about their core interest, which elements of a settlement would be acceptable, and which are “no-go’s” or “deal breakers” for either creditor or debtor towards settlement of the international debt. The mediator will subsequently go back and forth between creditor and debtor with ideas, suggestions and proposals with the aim of finding a mutually acceptable settlement agreement. The mediator’s leverage here is that, although a settlement agreement will never 100% satisfy any of the parties, the alternatives – an unsettled international debt and loss of the commercial relationship and harm to a business reputation, or expensive and time consuming legal proceedings, are even less tempting.

Consider mediation if all amicable options run out

Have you considered mediation as an alternative during international debt recovery, when your debtor is not paying, or if there is a dispute between debtor and creditor? If all negotiations between creditor and debtor fail, mediation might be the only serious or costs efficient alternative to an unsettled international debt (and at some point, a certain write off for the creditor) or legal proceedings.

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