Cobroamericas Habitat: cobranza para administracion de condominios

150201 Cobroamericas Habitat 2La administración de condominios es un trabajo exigente. La administradora de condominios, que presta un servicio profesional, es una figura clave en la preservación de un ambiente de calidad y de bienestar de los residentes.

También la tarea de la cobranza de cuotas de mantenimiento le toca a la administradora. En general, hay aún mucho por mejorar en la gestión de cuentas morosas por parte de administraciones de condominios en México.

La cobranza es atípica por el hecho de tratarse de áreas comunes (con varios copropietarios) y residentes que, por ser dueños de una propiedad en el condominio, siguen siendo parte de le carpeta de clientes de la administradora. Eso requiere un trato especializado hecho específicamente para la administración de condominios.

Aquí seis recomendaciones para administradoras de condominios al fin de tener un proceso de cobranza profesional y efectivo.

  • Debe de haber un contrato de prestación de servicios con la asociación de residentes y el contrato tiene que cumplir con los requisitos básicos que dictan la Ley y que hacen que la administradora tenga un mandato contractual para la cobranza;
  • Los reglamentos de la asociación de residentes tiene que incluir un protocolo y un proceso de cobranza incluyendo derechos y obligaciones de los residentes y la administración y una descripción de las penalizaciones de los residentes en caso de morosidad;
  • Es importante que la administradora tenga una base de datos completa y actualizada con nombres y datos de contacto de los residentes (ya que no siempre todos dueños viven en la vivienda);
  • La administradora tiene que tener su propio protocolo estandarizado de cobranza interna (realizada por la administradora misma);
  • La administradora necesita capacidad (es decir, genta interna o externa dedicada a la cobranza) para poder cumplir con sus propios protocolos y procesos de cobranza);
  • La administradora tiene que tener su proveedor externo de servicios de cobranza para los casos de morosidad que persisten después de haber pasado por todo el proceso de cobranza interno.

Cobroamericas Habitat es una marca de Cobroamericas S.C., agencia de soluciones de recuperación de cartera vencida con sede en México. Si te interesa saber más sobre las soluciones en la cobranza de cuotas de mantenimiento, por favor envíanos un email a: info@cobroamericas.com.

12 caracteristicas de un profesionista en la cobranza internacional

150201 Cobranza Internacional 5La cobranza internacional requiere conocimiento y calidades específicos. Cobrar adeudos en el extranjero puede ser un desafío.

Circunstancias locales son diferentes en cada país e influyen en las posibilidades de cobrar con éxito. A veces tendrás que trabajar con terceros para poder cobrar localmente.

Aparte de cobrar, igual de importante es guiar bien a tu cliente (o colegas dentro de tu propia organización) por todo el trayecto de la cobranza internacional.

Cuáles son las características de un profesionista exitoso en la cobranza internacional? Aquí abajo voy a mencionar doce características que yo considero esenciales.

1. Ten paciencia

Sé paciente. A veces las cosas no van tan rápido como a lo mejor estamos acostumbrados. Puede ser que sea más difícil obtener conocimiento sobre la situación socio-económica del deudor. Procedimientos y particularidades locales pueden causar retraso en la cobranza. Culturalmente, la vida tiene talvez otro ritmo. Solo pierdes si tratas de ir más allá de práctico de lo posible.

2. Hay que estar dispuestos a negociar

No pienses en estigmas por favor. No sigas nada más procedimientos y protocolos. Sé flexible. En algunas culturas a lo mejor hacer negocios es mucho más informal que en la tuya y negociar es parte de la vida profesional. Si es posible llegar a un acuerdo amistoso y el deudor está seriamente dispuesto a negociar, hazlo. Incluso si eso significa que a veces no cobras todo el monto pendiente por completo. A propósito, saber negociar también aplica con clientes y con terceros, tenlo en mente.

3. Sal a relacionarte

Es una ilusión pensar que puedes lograr las cosas solo. Seguido tendrás que usar servicios de terceros que tienen conocimiento o capacidades específicos. Sea de forma amistosa o judicial, o para cobrar o localizar empresas o personas. Terceros pueden ser representantes locales, intermediarios, (otras) agencias de cobranza o despachos de abogados. Sin embargo, siempre asegúrate de que trabajes con la gente adecuada. Obtén referencias y no escojas en base de una página web bonita. Pregunta entre tus contactos. Consúltales a clientes o colega que a lo mejor tengan ya los contactos que tú buscas. Construye una red internacional de terceros y socios de negocios.

4. Ten sentido de realidad

Sé realista. Enfócate en lo que se puede lograr y olívate de los casos perdidos. Haz selecciones: casos que si se pueden recuperar y casos que no; casos con disputa y casos con reconocimiento de la deuda por parte del deudor; pago directo y por completo o plan de pago en mensualidades; posibilidades de cobro judicial o no; deudor localizable o no.

5. Enfócate en los resultados

Suena difícil, pero no te involucres emocionalmente. Sigue enfocándote en los resultados. Al final es lo único que cuenta.

6. Muestra empatía

Intenta entender las necesidades tu cliente (también si tu cliente es de otro departamento interno de la propia organización en que trabajas), formas de trabajar y procedimientos. Además, también trata de comprender las circunstancias del deudor. Podrán ser muy distintas a las de la realidad tuya y te ayudará a tomar las decisiones adecuadas.

7. Ten conocimiento del expediente

Familiarízate con el expediente. La industria en que trabajan tu cliente y el deudor. Muéstrale a tu cliente que sabes de que hablas. El cliente tiene que saber que su caso está en buenas manos. También hazle entender al deudor que hiciste bien tu tarea y deja una buena impresión profesional. El deudor tiene que entender que eres profesional y que actúas con seriedad.

8. Hay que saber jugar bien tus cartas

Analiza la situación y las posibilidades tan pronto te subas al banco. Adonde está el cliente dispuesto a llevarlo? Cuáles son las posibilidades reales de recuperación? Están las partes dispuestas a negociar o buscar un acuerdo? Un procedimiento legal será una opción o no? Cuál es tu mandato: negociar un plan de pago, a corto o largo plazo? Todo eso te ayudará a definir lo que es conveniente para tu cliente.

9. Actualiza tu conocimiento de la tecnología

Olvida cartas formales como un medio de comunicación. Considéralas solo una formalidad para que cumplas con cualquier requisito legal. Usa e-mail, Skype, Social Media, WhatsApp, SMS, aparte de hacer tus llamadas por teléfono. Ya que, en mi opinión, el teléfono sí sigue siendo clave para tener éxito en la cobranza. Sin embargo, nada puede competir con la inmediatez y la rapidez del e-mail, entonces haz por email lo que se pueda hacer por email, para ser eficiente y eficaz y para que acuerdos y planes de pago estén sobre papel.

10. Comunicación

Comunicación frecuente con todas las partes involucradas es clave. Antes de todo, con tu cliente. Infórmale a tu cliente sobre avances, propuestas, problemas, disputas y lo que es posible y lo que no es posible (muy importante: maneja bien las expectativas!). Pero también comunícate seguido con el deudor para que mantengas el enfoque y la presión. Además, si hay terceros, como despachos de abogados y socios en otros países que asistan con la cobranza, escríbeles y llámales seguido para que sigas en su lista de prioridades.

11. Maneja tiempo y recursos

Maneja bien tu tiempo y los recursos por parte de ti mismo y por parte de tu cliente. Trata de encontrar el mejor equilibrio entre lo que se puede lograr y lo que sería el costo de lograrlo.

12. Ten presencia en línea y esté disponible

Ten presencia en línea. Tu página web y / o tu perfil en los Social Media deben de funcionar bien. También asegúrate de que te puedan localizar siempre, por teléfono, email o de otra forma, tanto para tus clientes como para deudores. Tu número de teléfono debe ser fácil de usar para tus clientes y deudores. Considera incluso adquirir líneas telefónicas de los países en que cobrar frecuentemente. La barrera para contactarte tiene que ser más baja posible. Nunca pierdas una oportunidad de cobrar!

Las siguientes son mis características favoritas de un profesionista en la cobranza internacional: paciente, dispuesto a negociar, enfocado en relacionarse, con sentido de realidad, enfocado en resultados, con empatía, con conocimiento de expediente, sabiendo jugar las cartas, actualizado con la tecnología, con comunicación fluida, manejando adecuado tiempo y recursos y con presencia en línea y siempre disponible.

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Debt Collection in the Informal Economy

118_1896With the informal economy I refer to doing business without a formally established company or whereby a person does business on its own account without being registered to do business; and / or business is done without or with (very) few and / or insufficient contracts, invoices, order forms, or otherwise official documentation in place.

Now I have always found this a hard nut to crack, debt collection in the informal economy. Perhaps this is less of an issue in North America or Europe (or at least Northern Europe), but in Latin America and the Caribbean where the size of the informal economy is considerable and where it forms an indispensable way of life, the informal economy is also in the debt collection business part of reality.

But how do you collect debts in if there is no formal basis to rely on? Here are four things to focus on.

1. Commercial relationship

Perhaps there is little to no legal basis to sustain a collection claim. However, in the informal economy, like in formal economy, business is done on the basis of a commercial relationship. In order to determine your chances of success in collecting outstanding debts, it is crucial to determine how important the business relationship is or might be in the future to your debtor. And if for your debtor there is still an interest in maintaining or improving the commercial relationship, because your debtor wants to continue doing business with you (as it needs your products or services) there is leverage to collect.

2. Reputation

There might not be a formal business, but your informal debtor may have a commercial reputation in its industry it wants to keep up with. That reputation can be harmed if it becomes known in the business that it defaults on payments. If can trigger your debtor to pay in order for the debtor to keep its reputation in good standing.

3. Financial resources

Just as in the formal business world, also in the informal economy businesses go through financial ups and downs. The debtor can be in financial tough waters, but may still be committed to pay its debts. if this is the case, the approach should be to be realistic, patient and solution-minded and settle amicably for a payment plan with monthly installments or, perhaps even look for one time settlement payoff. you will the end be (at least partially) compensated for the outstanding debt, the commercial relationship may be saved, and debtor is given the opportunity to sort out and solve its financial problems.

4. Solving disagreements

Perhaps the reason debtor is not paying is a dispute or disagreement regarding commercial and / or financial terms. The less is put on paper, the more room for interpretation of business terms, and the more likely it is that there will be disagreement, disputes, and renegotiations on the way. Quality issues, problems with delivered materials, service level performance issues, different interpretation of terms, differences in business culture or languages, it can all contribute to default on payments. Again, the approach should be solution-minded. Try to negotiate settlement payments in combination with re-establishing the commercial terms and dealing with the outstanding issues. Perhaps this is a good moment to put as much on paper as possible to avoid similar issues in the future…

Debt collection in the informal economy might not be on the basis of potential legal support of the claim. However, debt collection in the informal economy can be effective by focusing on the following: the importance of the commercial relationship, reputation of the debtor, financial resources on your debtor’s end and solving disagreements between the parties.

If you are interested in learning more on the subject of debt collection in the informal economy let’s connect on Linked-In or follow me on Twitter.

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